Personvernerklæring

Personvernerklæring

Click here for English version

Først og fremst vil vi at du skal vite at vi bryr oss om ditt personvern og tar ansvaret for det du direkte eller indirekte har betrodd oss på alvor.

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan KILROY Group samler inn kundeopplysninger, bruker data, og i hvilke situasjoner og til hvem data blir videreformidlet. BENNS er en del av en gruppe europeiske selskaper som opererer innen reiser, utdanningsrådgivning og fordeler for studenter som datterselskaper av KILROY International A/S.

Innsamling og behandling av data er en uunngåelig og nødvendig del av å drive denne typen virksomhet og for å oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

BENNS er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger til disse formålene.

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller om vår behandling av dine personopplysninger, er vår adresse:

BENNS
Sandakerveien 114 
0484 Oslo

Adressen til The KILROY Groups hovedkontor er:

KILROY International A/S
Nytorv 5,
DK-1450 København K
Danmark

Ytterligere informasjon om behandlingen av kundeopplysninger hos BENNS kan også fås ved å skrive til [email protected].

1. Datasikkerhet er viktig for oss

For oss er ansvarlig håndtering av personopplysninger som samles inn som en del av driften av virksomheten vår avgjørende for våre forretningsmål og vårt omdømme. I denne personvernerklæringen forklarer vi hvordan dine personopplysninger samles inn og brukes når du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner, og hvordan du kan få innsyn i dine egne personopplysninger.

2. Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Med en identifiserbar fysisk person menes en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, blant annet ved hjelp av et identifikasjonsnummer eller ett eller flere elementer som er særegne for personens identitet.

3. Hvilken type personopplysninger behandler vi om deg og hvorfor?

Dine personopplysninger vil bli brukt til ulike formål i forbindelse med ditt kundeforhold og driften av BENNS. Opplysningene som samles inn kan variere avhengig av om du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner, men vil generelt omfatte opplysninger knyttet til kundeadministrasjon, leverandøradministrasjon, direkte markedsføring samt opplysninger om BENNS’ rettigheter og forpliktelser.

Manglende levering av personopplysninger fra din side kan medføre at BENNS ikke kan oppfylle sine forpliktelser overfor deg som kunde eller leverandør.

BENNS samler som hovedregel kun inn og behandler alminnelige personopplysninger.

I enkelte tilfeller, i forbindelse med bestilling av en reise, kan det likevel være nødvendig for oss å behandle sensitive personopplysninger i begrenset omfang (for eksempel opplysninger om spesialmåltider på flyreisen eller behov for spesiell assistanse under reisen), samt opplysninger om fødselsnummer (for eksempel i forbindelse med innhenting av kopi av pass til bruk ved visumsøknad), men kun når det er nødvendig for å kunne levere den ønskede reisen til deg.

BENNS vil typisk samle inn følgende opplysninger:

3.1 Opplysninger om våre kunder

Opplysninger som du gir oss når du bestiller en reise eller oppretter en reiseprofil hos oss, for eksempel via nettsiden eller ved kontakt med våre reiserådgivere, inkludert kontaktopplysninger (fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og stilling), fødselsnummer (til bruk ved visumsøknader mv.), passnummer, bankopplysninger, betalingskortopplysninger, opplysninger om særlige preferanser knyttet til reisen (for eksempel spesialkost, behov for assistanse ved funksjonsnedsettelse eller annen sykdom mv.), helseopplysninger (til bruk ved behandlingsreiser, sportsreiser mv.), opplysninger om høyde, vekt, kles- og skostørrelse (til bruk ved bestilling av utflukter osv.), formålet med reisen, språk du snakker, statsborgerskap, kontaktinformasjon til nærmeste pårørende, rekvisisjon (i forbindelse med forretnings- eller behandlingsreiser), opplysninger om preferanser for markedsføring eller kommunikasjon, samt opplysninger du gir oss dersom du kontakter oss med spørsmål, rapporterer et problem eller på annen måte henvender deg til oss i forbindelse med ditt kundeforhold. Dette kan også inkludere foto til utstedelse av student-, lærer- eller ungdomskort, studiested (gjelder kun ISIC), arbeidsplass (gjelder kun ITIC), rabattkode, kortets gyldighet, utstedelsesdato, kortnummer og betalingsopplysninger (pris, betalingsmåte, dato og betalingsbekreftelse).

3.2 Opplysninger om våre leverandører og samarbeidspartnere

Opplysninger som du gir oss i forbindelse med inngåelse av kontrakt eller samarbeidsavtale, inkludert kontaktopplysninger (arbeidssted, stilling, fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), preferanser knyttet til markedsføring eller kommunikasjon, samt opplysninger du gir oss dersom du kontakter oss med spørsmål, rapporterer et problem eller på annen måte henvender deg til oss som ledd i samarbeidet.

3.3 Opplysninger vedrørende innsamling av søknader til universiteter og organisasjoner

Når du velger å søke som praktikant, student eller til akademiske kurs gjennom BENNS, handler vi på vegne av institusjonen som tilbyr praksisplassen, studiet eller kurset. BENNS behandler derfor personopplysninger til de formål som institusjonen har angitt – innsamling av søknader. Institusjonen (universitet, organisasjon eller annen institusjon) er behandlingsansvarlig, mens BENNS behandler personopplysninger på vegne av institusjonen. For mer informasjon om behandlingen av dine personopplysninger, vennligst les den aktuelle institusjonens personvernerklæring.

3.4 Opplysninger om deltakere på BENNS’ arrangementer

Når du velger å delta på et arrangement hos BENNS, behandler vi følgende personopplysninger om deltakerne: fornavn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer (valgfritt), IP-adresse (kun ved webinarer), spørsmål som stilles under arrangementet eller webinaret, samt kommunikasjon via e-post/telefon knyttet til arrangementet. Vi behandler også informasjon om arrangementet, som tittel, innhold, dato, tidspunkt og adresse.

4. Hva bruker vi dine personopplysninger til?

BENNS behandler dine personopplysninger for å oppfylle formålene som er beskrevet nedenfor. Merk at ikke alle formål, kategorier av opplysninger, mottakere eller typer behandling vil være relevante i alle tilfeller.

BENNS behandler kun dine personopplysninger i den grad det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold (med hensyn til eventuelle interesseavveininger) eller i henhold til gjeldende lovgivning.

4.1 Kundeadministrasjon

BENNS behandler dine personopplysninger i forbindelse med opprettelse og løpende administrasjon av ditt kundeforhold som ledd i driften av virksomheten vår, inkludert bestilling av reiser og levering av øvrige produkter (som visumsøknader, reiseforsikringer, transfer-tjenester, student-, lærer- og ungdomskortforsikringer mv.), vedlikehold av kunderegister, fakturering, markedsføring, statistikk mv.

All statistikk og analyse utarbeides i anonymisert form og inneholder derfor ikke opplysninger som direkte kan knyttes til deg som person.

4.2 Administrasjon av leverandør- og samarbeidsforhold

BENNS behandler dine personopplysninger i forbindelse med administrasjon av leverandør- og samarbeidsforhold der du er leverandør, samarbeidspartner eller kontaktperson hos en leverandør eller samarbeidspartner som BENNS samarbeider med som ledd i driften av virksomheten. Dette inkluderer vedlikehold av vårt CRM-register med informasjon om kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.

4.3 Overholdelse av gjeldende lover og regler

BENNS behandler dine personopplysninger i samsvar med de lover og regler som BENNS er underlagt i forbindelse med driften av virksomheten eller for å oppfylle ulike rapporterings- og opplysningsforpliktelser etter gjeldende lovgivning.

4.4 Behandling i forbindelse med BENNS’ arrangementer

BENNS behandler dine personopplysninger i forbindelse med konkurranser og arrangementer hos BENNS som en del av driften av virksomheten vår (for eksempel studiemesser, reiseevents osv.).

BENNS arrangerer også webinarer og arrangementer for å gi potensielle kunder informasjon om reiser og utdanning i utlandet samt inspirasjon. Personopplysninger behandles for å håndtere registrering til arrangementet, gjennomføre arrangementet og kommunisere med de registrerte deltakerne.

BENNS bruker ikke dine personopplysninger til å ta beslutninger som utelukkende er basert på automatisert behandling, bortsett fra profilering. Profilering er en form for automatisert behandling av personopplysninger. Vi bruker profilering og datamodellering for eksempel for å kunne tilby deg tjenester og produkter som er tilpasset dine preferanser i markedsføringsøyemed.

BENNS tilstreber å sikre at alle personopplysninger vi behandler er korrekte og oppdaterte.

Vi ber deg derfor alltid informere oss om eventuelle endringer i dine personopplysninger (for eksempel endring av adresse, navn, telefonnummer eller betalingsopplysninger), slik at vi kan sikre at opplysningene alltid er riktige og oppdaterte. Du bør oppdatere dine personopplysninger så snart det skjer endringer.

Klage over BENNS’ behandling av dine personopplysninger kan rettes til Datatilsynet:

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo
Org.nr 974 761 467

[email protected]
+ 47 22 39 69 00

10. Oppdateringer 

BENNS evaluerer og oppdaterer denne personvernerklæringen regelmessig. Du bør derfor sjekke denne personvernerklæringen regelmessig for eventuelle endringer som kan ha betydning for behandlingen av dine personopplysninger.

Sist oppdatert 06.05.2026